Cómo lograr un ahorro en gastos operativos: 12 tips para reducir costos operativos

Si aprendes a reducir costos operativos y lograr un ahorro en gastos operativos, podrás aumentar tus ganancias y fortalecer tu negocio. Esto es particularmente importante durante una recesión económica.

Una vez comprendas qué son los costos y gastos de operación su importancia, podrás seguir nuestros consejos para disminuirlos.

¿Qué son los costos operativos?

Los costos de operación se refieren a cuánto dinero gastas para mantener tu negocio en marcha. Incluyen lo siguiente:

• costos de los bienes vendidos (COGS, por sus siglas en inglés)
• gastos de operación (OPEX, por sus siglas en inglés)

Puedes calcularlos utilizando la siguiente fórmula:

Costos operativos = COGS + OPEX

¿Qué son los gastos operativos?

Los gastos de operación se refieren a los gastos específicos en los que se incurre, incluyen:

• sueldos y salarios
• alquiler y arrendamiento
• gastos de seguros
• reparaciones y mantenimiento
• servicios públicos
• gastos de viaje
• suministros

Los gastos de operación los puedes calcular sumando todos los gastos señalados anteriormente. Además, si deseas saber cuál es tu ratio de costos de operación, utiliza la siguiente fórmula:

Ratio de gastos de operación = Costo de operación / Ingresos

#SabíasQue Para administrar un negocio exitoso es importante controlar tanto los costos como los gastos de operación. Esto es aún más cierto si la economía está pasando por un periodo inflacionario.

Cómo protegerse de la inflación

12 formas de reducir costos operativos

Cuando tienes una pequeña empresa, debes tomar ciertas medidas para disminuir los costos de operación. Sigue estos consejos para lograrlo:

Considera el trabajo remoto

Podrías cambiar del trabajo presencial al trabajo remoto, ya que ahorrarías la renta de una oficina. Gracias a este beneficio, el trabajo remoto se ha vuelto más frecuente en años recientes. Si no te es posible que todos trabajen desde casa, puedes cambiarte a un espacio de oficina más pequeño y tener un equipo híbrido. Así ahorrarás dinero en tu contrato de arrendamiento mensual y en servicios públicos y otros gastos de oficina. Ofrecer trabajo remoto e híbrido también te puede ayudar a atraer y retener empleados. De esta manera, puedes ahorrar dinero en el proceso de reclutamiento.

Replantea tu forma de contratar personal

Podrías contratar trabajadores freelance que te ayude con proyectos pequeños o a llevar a cabo un proyecto importante antes de un plazo límite. Los profesionales autónomos pueden desempeñar casi cualquier tarea y solo tienes que pagarles por el trabajo que hacen. En otras palabras, no tienes que pagar por las prestaciones sociales o beneficios correspondientes, como vacaciones pagadas o seguro médico. Asimismo, los freelances suelen trabajar de forma remota, lo cual te puede ayudar a reducir la cantidad de personas de oficina. También podrías contratar pasantes o becarios. Por ejemplo, te puedes asociar con una universidad e intercambiar trabajo por créditos universitarios. Si no logras esta asociación, puedes pagar a tus pasantes, lo cual te costará menos que un empleado de tiempo completo. Tal como en el caso de los freelances, no tienes que pagar prestaciones sociales a los pasantes.

#CaminoTip Asegúrate de revisar las leyes laborales vigentes en tu localidad.

Negocia con los proveedores

Para reducir gastos de operación, puedes negociar precios más bajos con tus proveedores. Una opción es negociar el costo de tu factura telefónica o pedir productos al por mayor para disminuir los costos unitarios. Te recomendamos comparar precios de diferentes proveedores para encontrar los más bajos. Esto te permitirá solicitar una mejor oferta si le comunicas a un proveedor que tienes una oferta de otro proponente. El proveedor podría estar dispuesto a igualar el precio de un competidor.

Automatiza tareas y gana en eficiencia

Automatizar tareas específicas puede permitirles a tus empleados realizar otras tareas con un mayor nivel de precisión. Puedes utilizar software para automatizar las actividades contables, de facturación y nómina. Asimismo, puedes configurar publicaciones automáticas en redes sociales. La automatización también ayuda a ahorrar mucho tiempo, dinero y energía. Por ejemplo, algunos programas de software de contabilidad facilitan la automatización de tareas, ya que te puede conectar con tu cuenta bancaria. Al hacer esto, el software puede organizar todas sus transacciones y clasificarlas en categorías. Las automatización también hará que tus empleados ganen en eficiencia, ya que dispondrán de mayor tiempo para trabajar en otras tareas más complejas.

Ajusta tus beneficios

Quizá sea momento revisar las prestaciones y beneficios que ofreces para ahorrar dinero. Una forma de hacerlo es ofrecer paquetes menos completos. Desafortunadamente, esto significa que los empleados tendrán que pagar más por seguros médicos o ahorros para la jubilación. Asegúrate de no reducir tanto las prestaciones que pierdas a tus mejores empleados. Investiga cuáles son los beneficios que ofrecen tus competidores. Esto te puede ayudar a decidir qué prestaciones sociales debes conservar para retener talento. Si no deseas disminuir las prestaciones sociales y los beneficios, puedes negociar mejores tarifas con tus proveedores o comprar un paquete que incluya varios beneficios o coberturas a una tarifa con descuento. Por último, encontrar formas creativas de ahorrar. Por ejemplo, puedes ofrecer ciertos estipendios de salud y bienestar. También podrías permitirles trabajar desde casa un día a la semana para ahorrar en costos de oficina. Sin embargo, debes encontrar un equilibrio entre buenas prestaciones sociales y asequibilidad para mantener bajos tus costos de operación.

Paga tus facturas a tiempo

Puedes reducir los costos operativos de una empresa pagando tus facturas a tiempo o con anticipación. ¿Por qué? Incluso un solo pago retrasado puede generar multas costosas. Te recomendamos utilizar un programa de software de facturación y pagos en línea que te permita automatizar tus pagos.

#CaminoTip Si no puedes pagar tus facturas, piensa en obtener un préstamo.

Cámbiate a herramientas gratuitas

Cambia programas de software por sus versiones gratuitas. No se trata de cambiar todas las herramientas, solo las que uses menos o que sean más costosas. Revisa cada programa individualmente. Verifica que estés utilizando todas las funciones y si en verdad las necesitas. De lo contrario, cámbiate a la versión gratuita. Si pierdes ciertas funciones al cambiar a la versión gratuita, intenta ajustar tus procesos a las funciones que puedes usar gratis. Si tienes una herramienta que cobra por usuario, excluye a las personas que no lo requieren con el fin de reducir los costos operativos.

Entiende cuándo invertir

Aunque parezca contradictorio, gastar un poco podría ayudarte a lograr un ahorro en gastos operativos. Invierte en nuevo equipo más rápido y eficaz. Quizás tus computadores son muy viejas y son muy lentas o no son compatibles con el software más nuevo. Considera la posibilidad de invertir en equipo nuevo. La inversión costará mucho ahora, pero podría ayudar a tus empleados a trabajar mucho más rápido y más eficientemente. Al final, esto te ayudará a recuperar la inversión y ahorrar en gastos.

Deshazte del papel

Especialmente si imprimes muchas hojas, puedes ahorrar en papel y tinta al cambiarte a un sistema digital. Esto lo puedes hacer con todo, desde notas internas hasta recibos de clientes. Por ejemplo, si envías contratos, utiliza herramientas de firma digital. Envía correos electrónicos a tus empleados con actualizaciones en lugar de enviarles copias impresas de los nuevos procesos.

Disminuye los viajes

Si tú y tu equipo viajan con frecuencia, trata de reducir los gastos generados por este concepto. Los viajes son uno de los rubros más caros, especialmente si incluyen viajes aéreos y hospedaje. La tecnología permita ahora reunirse con personas en lugares distantes sin necesidad de viajar ni gastar tanto. Puedes hacer videollamadas, mandar un correo electrónico o incluso hacer llamadas telefónicas. No necesitas deshacerte por completo de los viajes porque a veces son necesarios. Sin embargo, piensa en si de verdad tienes que hacer un viaje. Si necesitas viajar, utiliza opciones más asequibles, como viajar por tierra u hospedarte en un hotel más pequeño o un Airbnb.

Vuélvete más eficiente

Las ineficiencias pueden ocasionar un malgasto de dinero y recursos. La clave es encontrar una forma de resolverlas.

• Una manera de identificar las ineficiencias es hacer un seguimiento a los gastos de la empresa para encontrar discrepancias.
• Otra forma es mediante un seguimiento a la productividad de los empleados, analizando si en realidad cumplen los objetivos.
• Por último, puedes identificar las ineficiencias analizando las quejas de los clientes.

Una vez hayas identificado los problemas, puedes buscar soluciones y optimizar tus procesos. Te recomendamos crear un sistema que permita detectar errores y corregirlos antes de que causen demasiado daño. Lo importante es ser proactivo al abordar las ineficiencias. Así pues, puedes ayudar a garantizar que tu empresa no desperdicie dinero en costos y gastos de operación que no generen ganancias.

Cancela los servicios de suscripción no utilizados

Las empresas suelen afiliarse a servicios o suscripciones que terminan sin usar. Esto puede constituir una pérdida de dinero y comprometer recursos valiosos que se podrían utilizar para otras cosas. Hay algunas maneras de identificar los servicios o suscripciones no utilizados:

1. Primero, verifica los registros financieros de tu empresa y busca los cargos recurrentes de proveedores que no reconozcas o en los que no recuerdes haberte registrado.
2. Pregunta a tus empleados si están usando un servicio o suscripción en particular y si pueden usar una alternativa gratuita.
3. Revisa la lista de suscripciones y servicios activos de tu empresa y toma nota de si hay alguno que no estés utilizando.

Asegúrate de seguir el procedimiento de cancelación de cada servicio o suscripción a fin de evitar multas o sanciones. Cómo enfrentar una recesión económica: 13 estrategias

Beneficios de reducir los costos de operación

Disminuir los costos de operación tiene múltiples ventajas, como:

• Reducir los gastos de una empresa te permite aprovechar los ahorros como ganancias adicionales. Desde luego, el margen de ganancia promedio puede variar de una industria a otra y, de hecho, algunas empresas sólo obtienen alrededor de 4%.
• Podrías atraer a más inversionistas. Aunque entran en juego muchos factores, tener un buen margen de ganancia te puede ayudar a destacarte.
• Puedes invertir en cosas que tu empresa necesita para sobrevivir tiempos difíciles, como una inflación o recesión. Por ejemplo, tener dinero adicional te puede ayudar a superar una recesión.
• Cuando reduces los costos de operación, también puedes determinar qué es lo más importante que tienes que pagar. Enseguida, puedes asignar más fondos a esas actividades en lugar de hacerlo a suministros aleatorios.

¿Puede un préstamo ayudarte a cubrir los gastos de operación?

Los gastos de operación son los costos diarios de administrar tu negocio. Pueden incluir alquileres, marketing, nómina de empleados o suministros de oficina. Muchas pequeñas empresas tienen dificultades para cubrir sus gastos operativos. Lo bueno es que se pueden apoyar del financiamiento externo. Un préstamo puede proporcionar el capital necesario para cubrir los gastos de operación y brindarte el flujo de efectivo que requieres.

Un préstamo de Camino Financial puede ser tu mejor alternativa si estás buscando una forma de cubrir tus gastos y costos de operación.

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