Cómo organizar el inventario de tu pequeña empresa

Cuando manejas una pequeña empresa, es muy importante mantener todo lo más organizado posible. Esto es especialmente cierto cuando se trata del inventario.  Una excelente gestión de inventario es vital para poder realizar el adecuado seguimiento de los productos y evitar no saber dónde están las cosas o perder materiales clave.  En este artículo, te daremos algunos consejos y trucos sobre cómo organizar el inventario de tu pequeño negocio.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario es un enfoque sistemático de todos los procesos involucrados con el inventario. Es decir, implica manejar y administrar de manera correcta el stock, para así obtener, almacenar y beneficiarse de los materiales que utilizan en tu pequeña empresa. 

Cómo organizar el inventario de tu pequeña empresa

Te compartimos algunos consejos que puedes usar para tener una gestión de inventario más eficiente:

• Enfócate en el pronóstico

Hacer un pronóstico es una manera de predecir cuánto inventario realmente necesitarás en el futuro. Puedes utilizar las cifras de tus ventas anteriores para hacerlo, pero asegúrate de considerar también las tendencias del mercado, las promociones especiales que hayas tenido y el crecimiento previsto. 

Después de tomar todo eso en consideración, analiza la cantidad de producto que probablemente venderás y planea la compra de los materiales necesarios para fabricar dicha cantidad de producto.

• Use el enfoque FIFO (primero en entrar, primero en salir)

Esta técnica significa que de los artículos que fabricas o compras, debes venderlos en orden de antigüedad. Es decir, debes vender los productos que compraste/fabricaste ayer antes que los productos que compraste/fabricaste hoy. 

Si vendes artículos perecederos, como alimentos, este enfoque es incluso más importante, ya que los productos pueden marchitarse o caducar. 

Esto consejo pude parecer una obviedad, pero es importante que te asegures de vender tus artículos en el orden en que se hacen. De esta manera, evitas desperdiciar el inventario de porque caducó, además de que te facilita vender tus productos.

• Cuenta tu inventario

La mayoría de las pequeñas empresas utilizan algún tipo de software de conteo de inventario, pero es una buena idea hacerlo manualmente al menos una vez al año. No se puede predecir si el software dejará de funcionar correctamente, si alguien cometió un error o si el inventario estar fuera de su lugar. 

Si tienes problemas con tu inventario, puedes hacer una verificación al azar para asegurarte de que el inventario en el software coincide con lo que realmente tiene.

Existen otros aspectos de la gestión de inventario que justifican entrar un poco más en detalle, conozcámoslos.

¿Qué es el índice de rotación de inventario?

El índice de rotación de inventario es un concepto importante en la gestión de inventario. Los índices de rotación muestran el número de veces que una empresa vende y reemplaza el inventario durante un período de tiempo determinado.  Mientras la proporción sea mayor, es mejor, ya que eso significa que un producto se vende realmente bien.  Si la proporción es baja, el producto no se está vendiendo y es posible que debas comenzar a invertir menos materiales para el producto. 

Cómo calcular el volumen de negocios del inventario

Esta es la fórmula para encontrar el índice de rotación de inventario:

Costo de los bienes vendidos ➗ Inventario promedio = Índice de rotación de inventario

Como su nombre lo indica, el costo de los bienes vendidos (o COGS por sus siglas en inglés) es igual a los costos de producción del producto. El COGS puede incluir el costo de los materiales, de la mano de obra y otros costos generales o fijos de fábrica que se utilizan en la producción de los bienes. El inventario promedio es el promedio del producto que tiene en stock. Se utiliza un promedio en vez del número real para compensar el hecho de que el inventario fluctúa a lo largo del año (hay periodos bajos y periodos altos).  Después de hacer lo anterior, debes encontrar los Días de venta de inventario (DSI):

(Inventario promedio ÷ costo de los bienes vendidos) ✖️ 365 = Días de venta de inventario

Este número revelará cuántos días se necesitan para que el inventario se convierta en ventas. Un DSI más alto significa que el inventario está tardando más en convertirse en una venta.  Puedes comparar todos tus productos utilizando este método y así determinar cuáles debes comprar más y cuáles menos.

Cómo encontrar el inventario promedio

Para calcular el índice de rotación de inventario necesitas saber cuál es tu inventario promedio.  Conseguir este número es bastante simple, ya que solo tomas el valor del inventario al comienzo del período de tiempo (año, trimestre, etc.), lo sumas inventario al final del período de tiempo y divides ese número entre 2

(Inventario inicial ➕ Inventario final) ➗ 2 = Inventario promedio

Software de gestión de inventario

Dado que la gestión de inventario es tan importante, conseguir software para ayudar en el proceso puede ser una buena idea. Este software generalmente es una forma barata de administrar tu inventario eficientemente.  Hay muchos programas diferentes de software que puedes usar, pero no te confundas por tanta variedad, todos tienden a hacer cosas similares.  A continuación, incluimos una lista de las ventajas y desventajas sobre el software de gestión de inventario para que tengas una mejor idea de lo que puede hacer y los inconvenientes que puede traer:

Ventajas del software de gestión de inventario: 

• Información automatizada sobre el inventario

El software te permite saber inmediatamente si un artículo está en stock o  no. Esto ayuda a reducir la confusión cuando te queda sin un producto. Además, el software puede notificarte cuando algún producto esté bajo.

• Integración contable

Muchos softwares de gestión de inventario se integran con programas de contabilidad. Esto es extremadamente útil para rastrear los flujos de efectivo y otros costos. También puede ahorrarte dinero al evitar la necesidad de contabilidad adicional.

• Pronósticos y planificación

Ya hemos discutido la importancia de los pronósticos, pero puede ser bastante difícil hacerlo no mismo. La mayoría de los softwares de gestión de inventario generan informes de previsión automáticamente.

Desventajas del software de gestión de inventario:

• Problemas técnicos

Cualquier persona que tenga contacto constante con la tecnología sabe que no es infalible. Siempre hay fallas o problemas que pueden afectar al software. En el peor de los casos, el sistema puede apagarse por completo. 

La mayoría de los softwares cuentan con soporte técnico, pero no olvides tener siempre un plan de respaldo en caso de que el sistema falle.

• Reemplaza las auditorías de inventario físico

Algunos empresarios cometen el error de usar el software para evitar las auditorías físicas, que son, sin lugar a dudas, lentas y tediosas. 

Sin embargo, es importante revisar tu inventario con frecuencia para detectar problemas como productos rotos o caducos.

¿Se puede vender sin inventario? Se puede con el Dropshipping, un modelo de negocio que permite a los propietarios vender productos sin tenerlos en stock.

Una buena gestión de inventario hará tu vida más fácil

Esperamos que este artículo te haya dado una mejor idea sobre cómo administrar tu inventario. Después de todo, te conviene comenzar a utilizar las mejores prácticas de gestión de inventario. Si quieres obtener más productos para tu negocio, podría ser una excelente opción obener un préstamo de financiamiento de inventario. En Camino Financial ofrecemos intereses fijos y competitivos. ¡Solicita un préstamo comercial!