Aspectos esenciales para la gestión de flujo de caja

La gestión de flujo de caja eficaz puede ayudar a reducir el riesgo financiero y a garantizar la estabilidad y el crecimiento a largo plazo de una empresa.

El flujo de caja es esencial para tomar decisiones financieras importantes, como la planificación de presupuestos, la inversión en proyectos, la financiación de operaciones y el pago de deudas. Con esta guía aprenderás qué es, cuáles son sus ventajas, estrategias para gestionarlo y cómo generarla.

Qué es la gestión del flujo de caja

El flujo de caja es la entrada o salida de efectivo en tu negocio en un plazo determinado.

• Las entradas de efectivo se reciben al pagar bienes o servicios.
• Las salidas se producen cuando se pagan facturas y deudas o se adquieren nuevos equipos.

El flujo de caja positivo se da cuando se gana más de lo que se gasta. El flujo de caja negativo se produce cuando se gasta más de lo que se ingresa, lo que provoca problemas de tesorería. La gestión de la tesorería empresarial incluye varias estrategias. Estas estrategias incluyen la facturación rápida y la venta de existencias poco populares, entre otros métodos. El uso de estas técnicas puede aumentar el flujo de caja de una empresa.

Ejemplo de administración del flujo de caja

Hay muchos enfoques para la gestión de la caja empresarial. La gestión de facturas es un buen ejemplo de administración del flujo de caja. Aunque ya hayas enviado la factura, no habrás recibido el dinero en efectivo hasta que el cliente pague. Implementar buenas técnicas de gestión de la tesorería pueden ayudar en este sentido. Controla tu facturación para mejorar la tesorería. Asegúrate de enviar las facturas inmediatamente, en cuanto finalices el trabajo de un proyecto. Asegurarte de pagar las facturas puntualmente es sólo un ejemplo de gestión efectiva del flujo de caja.

Importancia del flujo de caja en una pequeña empresa

Debes entender cuánto efectivo entra y sale y cuál es tu situación financiera. Sin esta información, no es posible conocer el éxito de un negocio.  Un flujo de caja positivo significa que ganas más de lo que gastas, lo cual es ideal. Esto te permite pagar gastos. Si tus ingresos son inferiores a tus gastos, tienes un flujo de caja negativo. Una mala gestión de la caja provoca problemas de liquidez, como la imposibilidad para pagar proveedores, nóminas o adquirir los equipos necesarios.

Ventajas de la correcta gestión del flujo de caja

La implementación de técnicas eficaces de gestión de caja y un buen plan de tesorería conducen al éxito de una empresa. Del mismo modo, las estrategias eficaces de administración del flujo de efectivo te permiten:

• Pagar facturas y gastos
• Pagar puntualmente a empleados
• Comprar los suministros y equipos necesarios
• Cubrir los gastos cotidianos
• Controlar tus ingresos y gastos
• Elaborar un plan financiero y un presupuesto
• Prever cambios en los ingresos o gastos
• Maximizar el flujo de caja de tu empresa

Diferencia entre flujo de caja y flujo de efectivo

La principal diferencia entre el flujo de caja y el flujo de efectivo es que el primero incluye transacciones que no son de efectivo, mientras que el segundo se refiere solo al movimiento de efectivo en sí mismo. El flujo de caja se refiere al movimiento de dinero que entra y sale de un negocio durante un período determinado, y puede incluir ingresos y gastos que no necesariamente implican una transacción de efectivo. Por ejemplo, las ventas a crédito que todavía no se han cobrado se incluyen en el flujo de caja, así como las compras a crédito que todavía no se han pagado. El flujo de caja también puede incluir transacciones no operativas, como la inversión en activos fijos o el pago de deudas. Por otro lado, el flujo de efectivo se refiere específicamente al dinero en efectivo que entra y sale de un negocio durante un período determinado. El flujo de efectivo no incluye transacciones no monetarias como las ventas a crédito o las compras a crédito. En otras palabras, se refiere exclusivamente al dinero en efectivo que está disponible para el negocio.

Cómo calcular el flujo de caja

El cálculo del flujo de caja implica la determinación de los flujos de efectivo de entrada y salida de un negocio durante un período determinado.

Identifica los ingresos en efectivo

Esto incluye cualquier dinero en efectivo que haya entrado en el negocio durante el período de tiempo en cuestión. Esto puede incluir ventas en efectivo, pagos recibidos de clientes que previamente debían dinero y otros ingresos en efectivo.

Identifica los gastos en efectivo

Esto incluye cualquier dinero en efectivo que haya salido del negocio durante el período de tiempo en cuestión. Esto puede incluir pagos realizados a proveedores, gastos de nómina, alquiler, impuestos, y otros gastos en efectivo.

Calcula el flujo de efectivo de operaciones

Este es el resultado de restar los gastos en efectivo de los ingresos en efectivo. Si los ingresos son mayores que los gastos, esto resulta en un flujo de efectivo neto positivo. Si los gastos son mayores que los ingresos, esto resulta en un flujo de efectivo neto negativo.

Identifica cualquier flujo de efectivo de inversión

Esto incluye cualquier dinero en efectivo que se haya utilizado para la inversión en activos fijos, como la compra de maquinaria o la inversión en otros negocios.

Identifica cualquier flujo de efectivo de financiamiento

Esto incluye cualquier dinero en efectivo que haya entrado o salido del negocio en relación con financiamiento, como préstamos o emisión de acciones.

Calcula el flujo de caja neto

Esto se calcula sumando el flujo de efectivo de operaciones al flujo de efectivo de inversión y al flujo de efectivo de financiamiento. Si el resultado es positivo, esto indica que el negocio tiene más efectivo disponible al final del período de tiempo en cuestión, mientras que si es negativo indica que se está gastando más efectivo de lo que se está generando.

Estrategias de gestión del flujo de caja

Controla el flujo de dinero

Supervisar el flujo de caja de tu empresa es esencial para la gestión de la tesorería. Para ello deberás hacer un seguimiento del flujo de caja, con el fin de conocer la situación financiera en que se encuentra tu empresa. En esos casos, existen varias formas de hacerlo. Una forma sencilla y eficaz es con un estado de flujo de caja. Este informe te ofrece una visión del estado general de tesorería de tu empresa. Los estados de flujo de caja te ayudan a comprender el flujo de caja actual de una empresa y te permiten tomar mejores decisiones financieras. ¿Con qué frecuencia deberías revisar los estados de tesorería? Evaluar el estado mensual de tesorería de tu empresa te permite hacer proyecciones de tesorería, realizar un análisis de caja y hacer planes financieros para el futuro.

Reservas de fondos líquidos

Una empresa debe contar con algo de dinero extra para cubrir posibles retrasos o interrupciones causados por circunstancias inesperadas, como catástrofes naturales o desastres provocados por interrupciones de la cadena de suministro.

Facturar rápidamente

Las facturas son documentos detallados en los que se enumeran los bienes o servicios prestados a un cliente. También indican la cantidad de dinero que se debe y, por lo general, los métodos de pago preferidos. Las pequeñas empresas necesitan que se les pague con rapidez. Existen algunas formas de fomentar un pago más rápido con las facturas. En primer lugar, envía las facturas inmediatamente después de que se haya completado el trabajo de un proyecto o se haya entregado la mercancía. Asegúrate de que el diseño de tus facturas sea sencillo y directo. Lo ideal es que las facturas sean claras, sencillas y fáciles de leer para el cliente. La información necesaria para efectuar los pagos debe ser fácil de encontrar. Considera la posibilidad de ser más flexible con tus métodos de pago preferidos. Ofrecer opciones como débito y crédito y pagos en línea y por móvil hacen que pagar resulte más cómodo para los clientes. Cuando ofreces al cliente diferentes opciones de pago, es más probable que pague más rápidamente.

Adapta tu inventario

Realizar ajustes en el inventario es una de las formas más eficaces de gestionar caja. La rotación de los artículos en venta mejora tu flujo de caja. Cuando los artículos se quedan sin vender, perjudicas el flujo de caja. Tu inventario debe coincidir con la demanda de tus clientes. Mantén en stock aquellos artículos que se venden bien y elimina aquellos que no son tan populares. Una de las mejores cosas que puedes hacer para mejorar rápidamente el flujo de caja es dejar de comprar artículos que no se venden.

Establece líneas de crédito y préstamos

Las empresas deben plantearse la posibilidad de establecer líneas de crédito o pedir préstamos cuando sea necesario. Sólo una vez que conozcan a fondo su propia situación de capital de trabajo y las prácticas/condiciones de cobro con los clientes que adeudan dinero (así como su capacidad de pago). Sin embargo, un apalancamiento financiero excesivo puede acarrear problemas si no se actúa con cautela en hábitos de endeudamiento para maximizar la rentabilidad y minimizar la exposición al riesgo.

Formas en que las empresas generan efectivo

• Ingresos. Los ingresos suelen proceder de ventas o servicios prestados. Se considera un ingreso cuando un cliente te paga por un trabajo realizado.
• Financiación. La financiación de inversores ángeles o de capital de riesgo es habitual en las empresas nuevas. El financiamiento colectivo o crowdfunding es otra opción para pequeñas empresas.
• Préstamos. Es habitual pedir préstamos para mantenerse a flote en épocas de bajas ventas. Las pequeñas empresas suelen recibir préstamos de bancos, cooperativas de crédito o prestamistas en línea para cubrir gastos.
• Inversiones. Las inversiones incluyen la compra de activos, la inversión en valores, acciones o en ventas de activos.

Cómo controlan las empresas el flujo de caja

Es necesario hacer un seguimiento de algunas cosas, como los estados de flujo de efectivo, los gastos de explotación, el flujo de caja libre y las cuentas por cobrar y pagar. Puedes generar informes como estados de flujos de caja, análisis de flujos de caja y cuentas de resultados de diferentes maneras. Programas como Excel u hojas de cálculo son formas sencillas de llevar un registro. Programas en línea como Quickbooks también son muy útiles. Puedes utilizar varios programas y aplicaciones en línea para hacer un seguimiento de las finanzas de tu empresa. Elije aquella herramienta que mejor se adapte a tus necesidades y a las de tu empresa.

¿Cómo llegar a un flujo de caja positivo?

Puedes alcanzar el éxito financiero de tu empresa aumentando el flujo de caja. Una empresa puede alcanzar un flujo de caja positivo de diversas formas. Una de las cosas más importantes es crear un presupuesto para tu empresa y ceñirte a él. No acumules demasiadas deudas. A veces es mejor alquilar equipos que endeudarse para comprarlos, por ejemplo. Cuando adquieras activos, asegúrate de que tienen sentido con relación al tamaño de tu empresa. Por lo tanto, revisa a menudo tus precios y cobra una tarifa justa por tus servicios. No te infravalores para conseguir un contrato. Concéntrate en un público objetivo. Los clientes de tu mercado objetivo comprenderán y apreciarán el valor que aportan tus productos o servicios.

La gestión del flujo de caja hace que una empresa sea más estratégica

Las empresas que practican una buena administración de caja son más estratégicas. Cuando implementes una buena gestión, entenderás la situación financiera de tu empresa Con este conocimiento, podrás anticiparte a los períodos de bajos ingresos y planificar inversiones futuras. Además facilitará la realización de los cambios necesarios en tus servicios e inventario. Las buenas prácticas incluyen la supervisión de cuentas financieras, inversiones y gestión de inventario. Una buena administración del flujo de caja te dará mejor control sobre las proyecciones futuras de la empresa. Gracias a la previsión, que consiste en utilizar datos del pasado para tomar decisiones con conocimiento de causa, podrás anticipar las tendencias futuras de tu nicho de mercado y adaptarte a tiempo. Entiende tu estado de flujo de efectivo