¿Cómo Cobrar a Un Cliente En Estado De Mora?

Saber cómo cobrar a un cliente que se encuentra en deuda es crucial para administrar exitosamente tu negocio. Es de gran importancia lograr un equilibrio entre no incomodar a tus clientes y recolectar el dinero que te deben. Por lo tanto a continuación, presentamos algunos pasos que puedes seguir si tienes problemas en cobrar facturas vencidas. A pesar de que no existe ninguna manera óptima de lidiar con los clientes que se atrasan en los pagos, puedes utilizar estas ideas que te ayudarán a recuperar los pagos pendientes.

¿Qué es un cobro a clientes en mora?

El cobro a clientes en mora consiste en obtener el pago pactado con tu contraparte después de que se ha cumplido la fecha original de pago. El cobro a clientes en mora, también conocido como recuperación de cartera, tiene por objetivo:

• Garantizar el pago del dinero.
• Promover acuerdos con los deudores.
• Prevenir futuras moras.

En tu posición de acreedor, debes definir la estrategia y las condiciones mediante las cuales se adelanta el proceso de cobro a los deudores que se han pasado de las fechas de pago.

¿Cómo cobrar a un cliente moroso?

Cuando no sabes cómo cobrar a un cliente que se encuentra en deuda, hay diferentes acciones que puedes realizar. Los siguientes pasos son considerados reglas básicas para cobrar una deuda, y te pueden ayudar a recaudar el dinero en mora.

Envíar recordatorio cortés por correo electrónico 

Si un cliente no paga los servicios que le has prestado, un buen primer paso consiste en enviarle recordatorios amables por correo electrónico. Por ejemplo, en este mensaje vía email debes utilizar un tono ligero, dado que es posible que el cliente se haya olvidado de realizar el pago.

Hacer seguimiento con llamada telefónica 

Con la cantidad de mensajes que reciben las personas hoy en día, es probable que tu mensaje haya terminado en la carpeta de Spam de tu cliente. Por eso, si no has recibido respuesta después de enviarle el correo, procede a llamarlo por teléfono de forma receptiva.

Ve directamente a la fuente de pago 

Si no logras nada incluso después de llamar a tu cliente varias veces, piensa en visitarlo si estás cerca de él. En primer lugar, después de todo podría ayudarte a recaudar el dinero adeudado. En segundo término, a la vez este hecho podría ayudarte a construir una mejor relación con tu cliente.

#CaminoTip Los cargos por mora y los descuentos por pago anticipado también son efectivos para motivar a tus clientes a pagar las facturas a tiempo.

Envíar una carta de último aviso

Si no ha funcionado ninguna de las anteriores acciones, es hora de enviarle una carta formal y cobrar tu deuda. Documento en donde le notifiques que esta es su última oportunidad de hacer un pago del dinero que tiene en deuda. Infórmale que se debe comunicar contigo para realizar el pago lo antes posible o que debe llamarte para hacer arreglos de pago. Sin embargo, debes informarle que si no responde dentro de dos semanas siguientes a la notificación, se necesita tomar otras medidas. Aprende cómo puedes decidir los plazos de pago de tu empresa.

Suspende el trabajo futuro

Definitivamente debes dejar de hacer negocios con este cliente moroso. Si ha solicitado productos, ten todos los derechos reservados y no se los entregues hasta que esté al día con sus facturas o establezca planes de pago. Si les prestas servicios, interrumpe el acceso a estos. Por supuesto, debes comunicarle al cliente en tu carta de aviso final que tomarás esta decisión.

Recurre a un arbitraje o juicio

Si tu cliente disputa la totalidad o parte de su factura, pero está dispuesto a llegar a un acuerdo contigo, puedes ir a un arbitraje. Esto implica contratar a un árbitro independiente para escuchar el caso. Dado esto, se procede a revisar la documentación correspondiente y luego se realiza recomendación sobre cómo deberían proceder las dos partes.

Contacta una agencia de cobranza

Si el arbitraje no produce resultados positivos, puedes entregar al cliente a una agencia de cobranzas para juntar los pagos y hacer tu cobro de deudas. Esta empresa compraría las facturas pendientes por un monto bajo y se encargaría de cobrar el dinero. También podría quedarse con un porcentaje de lo que recauden, además de una tarifa fija. Aunque con esto no conseguirás el total de tu factura, podría ser una forma eficaz de recuperar parte de tu dinero. Si la persona no paga la deuda por medio de la agencia, es posible que se tomen acciones judiciales.

#SabíasQue Las leyes estatales y federales regulan las agencias de recaudos.

Presenta una demanda en un tribunal civil

Si deseas hacer acciones legales sobre tus clientes en mora, quizá debas comenzar en la corte civil de reclamos menores y hacer tu cobro de deudas. Dependiendo de cuánto dinero te deba el cliente, tu estado puede exigirle que pase por el proceso del tribunal civil mediante una carta de requerimiento. Este proceso es una acción legal oficial en la que un juez decide el resultado de la situación. El juez dicta su sentencia y tu cliente tendrá que acatar el fallo en caso de que el juez decida a tu favor.

Demanda al cliente

Para cobrar una deuda, el paso definitivo y más contundente es entablar una demanda oficial. Es decir, dependiendo de cuánto te deba el cliente, puedes hacerlo según tu ubicación. Este puede ser un proceso costoso y largo, pero podría ser tu única opción si ninguno de los pasos han funcionado. Sigue leyendo si quieres conocer cómo puedes mejorar el sistema de cuentas de tu negocio.

¿Cuándo tomar acciones legales por falta de pago?

Para hacer adecuadamente los pasos para saber cómo cobrar a un cliente moroso que se encuentra en deuda contigo, primero debes seguir el formato anterior. Las acciones legales debes tomarlas como último recurso. Sobre todo, ten en cuenta que si decides tomar la vía legal, te debes preparar para no volver a hacer negocios con el cliente en cuestión. No olvides que la acción legal probablemente te costará dinero. Asegúrate de que el monto adeudado sea suficiente para dar este paso. Además, conoce las razones para no cobrar solo en efectivo los adeudos de tus clientes.

Estrategias de cobro a clientes

Para tener en claro las mejores opciones para saber cómo cobrar a un cliente en mora, te recomendamos tener en cuenta las siguientes estrategias de cobro:

Personaliza tus comunicaciones

Es recomendable dirigirse a las personas por su nombre. Te recomendamos no hacer envíos de comunicaciones masivas, sino más bien tener muy bien segmentados a tus clientes. También es importante mantener la cordialidad y el uso de un lenguaje fácil de comprender.

Automatiza tus comunicaciones 

En la actualidad, existen muchas alternativas para que puedas automatizar tus comunicaciones. Estas herramientas te permiten usar canales de comunicación como mensajes de texto, correos electrónicos o chats automatizados.

Entrega información relevante

Es importante que cuentes con piezas de comunicaciones que aborden cada una de las etapas del proceso de cobrar una deuda. En este sentido, tus clientes morosos deben entender clara y directamente si la pieza comunicativa es:

• De carácter preventivo o como recordatorio de pago.
• Para anunciar próximos vencimientos.
• Para anunciar el cumplimiento del vencimiento de pago.

Ofrece una acción específica

No simplemente le digas al cliente moroso que ha pasado su fecha de pago, sino que debes ofrecer acciones concretas que quieres que lleven a cabo. Es decir, establece claramente si quieres que tus clientes:

• Hagan un pago presencial o digital.
• Llamen a la línea de atención para acceder a algún acuerdo de pago.
• Se acerquen a tus oficinas para diligenciar alguna documentación.

Métodos para evitar la falta de pago

Sino sabes cómo cobrar a un cliente moroso debes pensar que en un mundo ideal, no tendrías que cobrarles a tus clientes, sino que ellos pagarán a tiempo. Una de las mejores acciones que puedes tomar es firmar contratos con todos tus clientes. Estos contratos establecen todos los términos del acuerdo claramente y por escrito. Esto te protegerá si alguna vez se presenta un desacuerdo sobre si tú entregaste el producto o servicio o si el cliente te debe el dinero. Lo siguiente, es que podrías exigir a tus clientes que te paguen tus productos o servicios por adelantado. Quizá no puedas obtener el pago completo, pero sería buena idea pensar incluso en un depósito equivalente a 50% del costo. También podrías exigir pago contra entrega de los productos o servicios. Esto eliminaría la posibilidad de que tus clientes obtengan un producto sin pagarlo.

#CaminoTip Recuerda que una agencia de cobranzas te puede ayudar a cobrar el pago de los clientes.

Otra idea para los clientes continuos es configurar pagos recurrentes.

Consejos para cobrar a un cliente profesionalmente

Cuando vayas a cobrar a un cliente su deuda contigo y tu negocio, siempre debes actuar en forma profesional. Empieza por preguntarle al cliente si ha recibido tu factura. Esta es una manera pasiva de pedir el dinero. Es posible que el cliente no haya recibido la factura, o que no haya visto el correo. Si dice que tiene la factura, pídele cortésmente que realice el pago oportunamente. Si no la ha recibido, envíale una nueva y comunícate de nuevo en una semana realizando tu cobro de deudas. Si tu negocio es una pequeña empresa, todo este proceso de cobro puede ser muy personal. Puedes enviar correos electrónicos a tus clientes o llamarlos por teléfono y así cobrar una deuda. Si manejas una empresa grande, puedes tener un enfoque más formal, que puede incluir cartas y notificaciones, por ejemplo. Adicional, puedes ayudar a tus clientes para que entiendan con claridad cómo calcular fácilmente sus deudas.

Sugerencias para saber cómo cobrar a un cliente

Aunque cada caso de cobranza es único, hay algunas reglas generales que puedes seguir para tu cobro de deudas. Estas reglas se aplican independientemente de si tienes una empresa pequeña o una grande y sin importar tu industria. Acciones que se recomiendan:

• Sér cortés.
• Comprende la situación del cliente si tiene problemas para pagar.
• Tener toda la información sobre el cliente al contactarlo.
• Ofrécele diversas opciones de pago.
• Actualizar la información en facturación o en el sistema de pago que uses.
• Suspender el trabajo futuro si el cliente tarda demasiado tiempo en pagar.
• Considerar tomar acciones legales si aún no puedes recaudar la deuda.
• Contrata una agencia de cobranzas si continúa en mora.

Apectos no recomendables:

• Tener una actitud de enojo.
• No estar preparado para la llamada o el contacto.
• Esperar demasiado tiempo antes del primer intento de cobro.
• Amenazar a un cliente.
• Tratar mal a tus clientes.

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