Cómo obtener un EIN (Número de Identificación del Empleador)

Un Número de Identificación del Empleador (o EIN por sus siglas en inglés) es un número de identificación fiscal de nueve dígitos. Las pequeñas empresas y otras entidades lo usan para los procesos legales de empleo, para declarar impuestos y presentar reportes. El número, también llamado FEIN (Número Federal de Identificación del Empleador), te permite crear tu cuenta de impuestos comerciales. Necesitas obtener un EIN si tienes empleados, operas tu negocio como una corporación, sociedad de responsabilidad limitada o sociedad, retienes los impuestos cuando se paga un extranjero no residente, o si tienes un plan Keogh (plan de pensiones con impuestos diferidos). Además, ciertos fideicomisos, propiedades, cooperativas de agricultores, administradores de planes, organizaciones sin fines de lucro y otros tipos de organizaciones deben tener un EIN. Hemos preparado esta sencilla guía para que puedas obtener tu EIN fácilmente.

Requisitos para solicitar un EIN

Aunque solicitar un EIN en línea es bastante sencillo, toma en cuenta que para hacerlo deberás cumplir con estos requisitos:

• Tu negocio debe estar ubicado en Estados Unidos o sus territorios.
• Debes tener un número de identificación de contribuyente válido (SSN o ITIN).
• La parte responsable (la persona que posee o controla la entidad o negocio) solo puede solicitar un EIN por día. 

¿Hay alguna tarifa por aplicar para un EIN?

En ningún momento el IRS te pedirá que pagues una tarifa.

Cómo obtener un EIN en línea

Sigue estas instrucciones para usar el asistente de EIN en línea.  Los contratistas independientes, los propietarios de pequeñas empresas y otros tipos de organizaciones utilizan la misma aplicación.  Usa este enlace del IRS para completar la solicitud. El servicio está disponible de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 10:00 p.m., hora del este. 

1. Elije la estructura comercial de tu negocio

Las opciones incluyen:

• Propietarios únicos
• Asociaciones
• Corporaciones
• Sociedades de Responsabilidad Limitada (LLC)
• Estates
• Fideicomisos
• Otros tipos de organizaciones

2. Responde las preguntas

Verás en pantalla preguntas específicas que dependen de la estructura de negocio:

• El nombre legal de la persona o entidad
• Nombre comercial (si es diferente del nombre legal)
• Título, si lo hay (como albacea, administrador, fiduciario)
• Dirección postal 
• Dirección (no puede ser un apartado de correos)
• Condado y estado donde se encuentra el negocio
• Nombre del responsable (la persona que posee o controla la entidad)
• SSN, ITIN o EIN del responsable (el nombre y SSN/ITIN/EIN deben coincidir con los registros del IRS o la solicitud no se puede procesar)
• Si la solicitud es para una compañía de responsabilidad limitada (LLC), los solicitantes deben introducir el número total de miembros de la LLC
• Si la solicitud es para una corporación, los solicitantes deben especificar en el estado en el que fue incorporada
• El motivo de la aplicación 
• Mes, día y año en que se inició o adquirió el negocio
• El mes en el que cierra tu año contable 
• La cantidad de empleados esperados en los próximos 12 meses (ingresa 0 si no hay ninguno)
• Aquellos con una obligación tributaria laboral inferior a $1,000 en un año calendario pueden marcar para presentar el formulario 944. Si no cumples este requisito, debes presentar el formulario 941 cada trimestre
• Primera fecha en que se pagaron los salarios o anualidades
• Especifica la actividad principal de tu negocio
• Indica la línea principal de productos o servicios vendidos
• Indica si la entidad o individuo que figura en la solicitud alguna vez ha solicitado y recibido un EIN. Si es así, debes ingresar ese EIN
• Puedes asignar un tercero designado para recibir el EIN de la entidad e incluir su número de teléfono y fax
• Puedes proporcionar una dirección de correo electrónico para recibir tu carta de confirmación de EIN o solicitar que te la envíen por correo

NOTA IMPORTANTE: Toma en cuenta que las preguntas que verás en pantalla dependerán de la estructura de tu negocio. También puede que veas preguntas que no figuran en esta guía. No olvides que es crucial que llenes todos los espacios en blanco y respondas todas las preguntas.

3. Asegúrate de que todo esté en orden

Después de completar la solicitud, asegúrate de revisar toda la información y corregir cualquier error

4. Envía tu solicitud

Haz clic en el botón Enviar para enviar la solicitud al IRS. ¡Así de fácil!

#CaminoTip Una vez que recibas la carta de confirmación, te recomendamos que la imprimas para mantener esta copia física en tus archivos, además de una copia digital. 

Consejos para cuando solicites tu EIN

Cuando completes tu solicitud en línea, debes hacerlo en una sola sesión. No puedes guardar la una aplicación incompleta para terminarla en otro momento. Igualmente, si estás inactivo durante más de 15 minutos, el sistema te pedirá que comiences la aplicación de nuevo. Sugerimos que imprimas una copia de la aplicación SS-4 para que te familiarices con la información que el IRS solicita.  Toma en cuenta que, dependiendo de la estructura de tu negocio, la solicitud del EIN en línea puede hacerte preguntas específicas que no figuran en la aplicación SS-4. La forma más rápida y fácil de obtener un EIN es utilizar el asistente de EIN en línea. Sin embargo, puedes llenar una solicitud SS-4 y enviarla por fax o correo postal al número y/o dirección apropiados. Sin embargo, suele tardar hasta cuatro días hábiles procesar una solicitud enviada por fax y cuatro semanas para las enviadas por correo. Hay servicios externos que pueden hacer la solicitud; estos cobran $75 o más para procesar tu solicitud de EIN y pueden cobrar hasta $300 para solicitudes urgentes. Pero te recomendamos hacerlo directamente con el IRS ya que es un proceso sin cargo. 

¿Qué pasa si eres un propietario único? ¿Necesitas un EIN?

Si tienes una empresa unipersonal, no necesitas un EIN. Muchos propietarios únicos usan su SSN en lugar de un EIN.  Sin embargo, puedes obtener un EIN si así lo deseas. Las tres razones más comunes por las cuales los propietarios únicos solicitan un EIN son:

1. Usar un SSN al hacer negocios podría ser riesgoso, ya que los empresarios pueden correr el riesgo de sufrir robo de identidad: los ladrones pueden presentar declaraciones de impuestos falsas o robar tus reembolsos. Usar un EIN puede evitar esto.
2. Los propietarios únicos que usan un SSN podrían pasar más bien por empleados. Un EIN puede considerarse más profesional y podría ayudar a fortalecer la apariencia de que eres un contratista independiente o empresario.
3. Algunas solicitudes de préstamos y subvenciones piden un EIN. Muchas empresas unipersonales solicitan un EIN para poder recibir estímulos del gobierno o de instituciones financieras.

#SabíasQue Si alguna vez cambias la estructura de tu negocio, debes obtener un nuevo EIN.

Obtener un EIN no es difícil

Saber si eres elegible antes de solicitar un EIN y proporcionar información precisa en la solicitud te ayudará a recibir el número rápidamente. Una vez que el IRS emite el número, puedes solicitar una cuenta bancaria comercial, tarjeta de crédito o préstamo y presentar pagos de impuestos y declaraciones. Un EIN mantiene tus asuntos comerciales separados de tus finanzas personales. Además, el número garantiza que cumplas con las agencias reguladoras al mantener tus finanzas y asuntos legales en orden. Si ya tienes tu EIN pero no lo encuentras, no necesitas volver a realizar todo este proceso. Este artículo puede serte útil:

Cómo verificar tu número EIN