¿Por qué se requieren las licencias y permisos para abrir un negocio?

¿Tienes pensado abrir un negocio? ¡Felicidades! Pero debes tener en cuenta que necesitas una licencia y permiso comercial. Es importante que sepas que, aunque seas el mejor en tu oficio o tengas el producto más eficiente, si no sigues las leyes adecuadas y regulaciones, tu compañía puede estrellarse incluso antes de haber despegado. ¿Es ese tu caso? Sigue leyendo para saber por qué es importante cumplir con los requisitos de licencia de negocio y cómo puedes hacerlo. Te ayudamos a determinar qué licencias comerciales y permisos federales, estatales y locales puedes necesitar, y cómo evitar las consecuencias de no tener la documentación adecuada.

¿Qué es una licencia comercial?

Una licencia de negocio es una aprobación, certificado o permiso obligatorio que permite o autoriza a una empresa a operar dentro de una jurisdicción específica. En otras palabras, las agencias gubernamentales pueden multar o cerrar un negocio que opera sin licencia o con una vencida. Por lo general, hay una tarifa asociada con el proceso. Una licencia es distinta de los documentos presentados a un secretario de estado que establece el negocio en sí. Las licencias comerciales NO son documentos operativos, como los Artículos de Incorporación, es decir, el documento que establece el tipo de negocio que tienes, (DBA, LLC o corporación). En general, todos los empresarios necesitan licencias y permisos para abrir un negocio. Esto, sin importar su flujo de ingresos, para demostrar el funcionamiento legal y el cumplimiento de las reglamentaciones gubernamentales. Hay dos propósitos principales para una licencia de negocio o permiso. El primero es rastrear los ingresos por impuestos federales o estatales. El segundo es mostrar un cierto nivel de experiencia al público. Por ejemplo, los doctores, abogados, cosmetólogos y demás deben tener licencias profesionales, y a menudo están expuestos al público. Esto muestra que la empresa es responsable de sus acciones y que toma la medida adecuada para proteger la salud y la seguridad a nivel público.

¿Es lo mismo obtener una licencia comercial que registrar un negocio?

No, no lo es. Obtener tu licencia y registrar tu negocio son cosas completamente diferentes, y lo más probable es que tengas que encargarte de ambas antes de abrir tu negocio para cumplir con la ley. Registrar tu negocio se refiere al proceso de obtener un DBA ("Doing Business As") o, en otras palabras, registrar con el gobierno estatal o local el nombre bajo el cual opera tu negocio. Un DBA es, por lo tanto, un nombre ficticio que te permite llevar tu negocio con un nombre diferente a tu nombre personal. Además, de esta manera, el gobierno y el IRS pueden realizar un seguimiento de tu negocio. Para registrar un DBA, debes presentar tu solicitud ante la Secretaría de Estado. También puedes registrar tu DBA usando LegalZoom.

¿Cómo sé si necesito una licencia de negocio?

Cada negocio y permiso es diferente y, dependiendo de la ubicación, a menudo puede ser difícil para una empresa recién constituida saber qué licencia de negocio necesita, cuáles son los requisitos y cómo obtenerla. Esto es especialmente cierto para un negocio basado en casa o los negocios en línea, en los que la cultura de la empresa puede ser más relajada y de propiedad y gestión familiar. Es probable que las leyes de tu estado te exijan un permiso de ocupación de vivienda. En caso de que tengas un negocio tradicional de oficina en tu casa, como una consulta, o si trabajas independientemente desde casa, puede que eso sea todo lo que necesitas. Pero para las empresas que se ocupan del público proporcionando, por ejemplo, alimentos o un servicio que requiere contacto físico o cuidado de enfermería, se pueden aplicar requisitos de licencia adicionales. Además, es importante entender que los requisitos del gobierno cambian, y desgraciadamente es muy fácil incumplir las normas si una compañía ha estado operando de la misma manera por algún tiempo. Siempre es buena idea reevaluar los requisitos de tu licencia de negocio cuando:

• Tu empresa comience a realizar transacciones comerciales en otra ciudad, condado o estado
• Contrates a un nuevo empleado o ejecutivo
• Tu empresa comience a producir un nuevo producto u ofrecer un nuevo servicio
• Compres otra tienda física o cierres una ubicación

Recuerda que muchas licencias comerciales requieren una renovación anual o bianual. Debes desarrollar tu propio sistema corporativo para mantenerte al día con los plazos y recordarle a la persona a cargo sobre los próximos plazos.

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¿Por qué se requieren permisos y licencias en los negocios?

El motivo principal por el cuál los negocios requieren de permisos y licencias, es porque el gobierno implementa estas medidas, todo con el fin de rastrear y hacer un buen seguimiento de los ingresos de una compañía para objetivos fiscales. Adicionalmente, el adquirir licencias y permisos es un amparo y seguridad a la hora de proteger al público, lo cuál constituye las estipulaciones de las industrias reguladas federalmente (empresas de aviación, de fabricación de armas, de alcohol, etc.).

Consecuencias de abrir un negocio sin licencias y permisos

Si se encuentra operando un negocio sin cumplir la normativa legal, esta expuesto a contraer consecuencias nefastas para su empresa. Un negocio que esté habilitado de esta manera, se verá obligado a cerrar y a cesar de sus operaciones. Recibirá dependiendo del estado donde se encuentre, multas y cargos, valores que se darán dependiendo del tamaño de la industria. Por otra parte, si un cliente llega a tener una inconformidad y tu empresa no cuenta con la documentación legal, puede demandarte como un fraude. Por último, perderás la reputación de tu negocio.

Licencias y permisos para abrir un negocio: tipos de licencias 

Estos son los tipos de licencias más comunes que tu empresa puede necesitar:

Licencia comercial general

Identifica dónde y qué jurisdicción cubre una empresa y garantiza que las autoridades impositivas adecuadas están recaudando ingresos.

Licencia profesional u ocupacional

Cada estado tiene sus propios requisitos para ciertos servicios.

Permiso del Departamento de Salud

Para cualquier persona que produzca salsas, productos horneados u otros productos alimenticios que puedan necesitar una inspección.

Permiso de Ocupación Doméstica

Generalmente permite la señalización, el ruido u otras condiciones ambientales que pueden afectar el uso y el disfrute de la propiedad adyacente de un vecino.

Licencia o registro de impuestos de venta

Si vendes un producto (en línea o tradicional), es posible que tu empresa tenga que cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes.

Registro de retención de impuestos

En algunos estados esto es obligatorio si tú eres el único empleado.

Permisos del Departamento de Bomberos

Si tu negocio involucra el uso de líquidos inflamables o va a estar al aire libre, es posible que necesites un permiso del Departamento de Bomberos para garantizar que se evitará cualquier incendio o daño al público.

Permisos de zonificación

Se requieren permisos de zonificación antes de construir o utilizar un edificio existente para tu negocio. En algunos casos, es posible que debas presentarte ante la comisión de planificación de tu ciudad antes de hacer cualquier tipo de construcción. Ten en cuenta que esta lista no acaba aquí, existen muchas otras licencias comerciales que dependen del tipo de negocio que deseas abrir.

Permisos y licencias para una empresa por industrias

Para poder operar en Estados Unidos, necesitas diferentes licencias y permisos para abrir un negocio dependiendo del giro y la industria que hayas elegido. La lista es larga y las especificaciones varían por estado. Aquí una selección:

Eléctrico

La industria de los contratistas eléctricos está fuertemente regulada por las autoridades estatales y locales en todo el país. Cada autoridad tiene leyes de licencia de negocio y requisitos de solicitud únicos. Puedes obtener licencias de contratista eléctrico, de electricista maestro, de electricista oficial y de electricista aprendiz.

Contratista general

Algunos estados requieren una licencia de contratista general para trabajar legalmente, en otros solo se necesita el registro en la Junta Estatal de Contratistas o en el Departamento de Trabajo local. La licencia puede depender del valor del trabajo a realizar, o del tipo de proyecto.

Contratista especializado

Se refiere a los contratistas que tienen licencia como expertos en un campo en particular, por ejemplo, plomería, carpintería o pintores. Según el "Construction Specifications Institute", el trabajo de construcción deriva en 16 especialidades, aunque California reconoce 44 tipos diferentes de contratistas. Al igual que con los contratistas generales, es posible que se deba obtener una licencia de negocio estatal y otra local.

Contratista de paisajismo

La mayoría de los estados tiene una clasificación especial para estos contratistas. Cada estado, ciudad y localidad tiene leyes y licencias especiales relacionadas con esta actividad.

Cosmetología y salones de belleza

Los servicios de un salón de belleza realizados incorrectamente pueden causar infecciones y lesiones a los clientes. De ahí que cada estado solicite licencias de salón de belleza y cosmetología para proteger a los consumidores mediante la aplicación de prácticas seguras.

Negocios de limpieza

Dependiendo de las leyes de tu estado, es probable que necesites una licencia de contratista de servicios, una licencia comercial de limpieza o ambas. Conoce aquí más sobre las licencias para los negocios de limpieza.

Restaurantes

A menudo requieren licencias de negocio complejas y detalladas, pues están sujetos a rigurosas inspecciones y cumplimiento de la ley. Algunas de las licencias que se necesitan son: licencia de manipulación y seguridad de alimentos, licencia de construcción, licencia de alcohol, licencia de música.

Camiones

Todas las empresas de la industria del transporte por carretera requieren una gran cantidad de papeleo para cumplir con todas las regulaciones y registros. Los requisitos federales pueden incluir un número del Departamento de Transporte de los EE.UU (“USDOT”). Lo cuál es una autoridad operativa y/o un registro de materiales peligrosos. Y claro, no olvidemos la licencia de conducir. Los demás requisitos de la industria camionera varían según el tipo de viaje, de carga y el peso bruto del vehículo.

#SabíasQue El incumplimiento puede dar lugar a que te demanden, te hagan una auditoría, el gobierno te emita sanciones, e incluso puede disuadir a inversores u otras oportunidades de crecimiento. Ni las ordenanzas estatales ni las locales te protegerán de los errores cometidos por tus clientes o empleados. Y, dependiendo del estado, podrías ser hallado personalmente responsable.

¿Cuánto cuesta obtener una licencia comercial?

El costo de una licencia comercial varía de acuerdo al estado, ciudad o condado donde sea expedida, usualmente incluye dos tarifas: por el procesamiento del trámite y por emitir la licencia. El costo de una licencia puede ir desde $20, como es en Connecticut, y alcanzar hasta los $10,000, como en algunos giros comerciales de Minnesota.  Recuerda que la situación en cada demarcación es completamente diferente y varía también por giro del negocio.  Por ejemplo, en el caso de Alabama existen tres tipos de licencia comercial: una de privilegio de negocios, otra de registro de impuestos de negocios y, por último, la licencia para tiendas, que parten desde $15 pero llegan hasta los cientos de dólares.  Mientras que, en estados como Delaware, únicamente se emite una licencia estatal para negocios que tiene un costo general de $75. Acércate a la oficina correspondiente en tu ciudad y explica las especificaciones de tu modelo de negocio. Es posible que tu localidad cuente con un centro de información dedicado a las obligaciones y documentos requeridos para emitir una licencia comercial según cada giro y profesión.

¿Cómo sacar una licencia de negocio? Tres sencillos pasos

Una vez sabes cuáles licencias y permisos para abrir un negocio necesitas. Ahora toca revisar cómo conseguirlas. Es un proceso que básicamente involucra tres niveles. Encuentra a continuación los pasos para obtener permisos y licencias para una empresa:

Consulta con el gobierno federal

La Administración de Pequeños Negocios o SBA proporciona una lista de industrias reguladas por agencias federales donde puedes ver si tu industria necesita una licencia federal. La verdad es que solo unas pocas industrias la necesitan (aviación, minería y perforación, emisiones de radio o televisión y agricultura interestatal). Además, cualquier establecimiento que venda alcohol requiere una licencia del Gobierno Federal.

Consulta con el gobierno del estado

Casi todos los tipos de negocios requieren permisos o licencias expedidos por el estado: tiendas minoristas, restaurantes, concesionarios de automóviles, negocios de construcción, servicios de salud, etc. Algunos de estos permisos y licencias tienen fines fiscales, mientras que otros tienen el propósito de salvaguardar la seguridad y salud de los consumidores. Para conocer las licencias exactas que puedes necesitar, dependiendo del tipo de tu negocio y el estado donde operas, ve al sitio web principal del gobierno de tu estado y busca “licencia comercial” o “licencia de negocio”.

A nivel de la ciudad y del condado

Si vives en una ciudad densamente poblada o más grande, es probable que necesites licencias o permisos administrados por los gobiernos de la ciudad o del condado. Si el gobierno estatal (paso dos) no puede informarte sobre las licencias específicas que requiere tu ciudad o condado, tendrás que buscar “licencias comerciales” en el sitio web del gobierno local.

Documentos requeridos para obtener una licencia de negocio 

La documentación requerida, al igual que el costo y el tiempo del trámite dependerán del tipo de licencia que desees tramitar, según el negocio que operes y la industria en la que se desarrolle.  Los requisitos necesarios en la mayoría de los casos son:

• Descripción de la empresa: se refiere a información como giro, actividad comercial, ubicación probable, lista de propietarios y directivos.
• Registros corporativos: estatutos corporativos y contratos de sociedad o incorporación.
• Prueba de estatus fiscal adecuado: permiso de impuesto sobre las ventas y declaraciones individuales, entre otros.
• Pago de la solicitud y la licencia: que como lo hemos mencionado, varía dependiendo del lugar donde se solicite y el sector que atienda la empresa. 

Existen algunos otros requisitos particulares, por ejemplo, en caso de que cuentes con empleados a tu cargo, será requerido un seguro de desempleo.  Por otro lado, si emprendes en la industria de la construcción o arquitectura deberás presentar prueba de escolaridad o capacitación del propietario o personal a cargo. #CaminoTip Antes de realizar alguna inversión o rentar un local, verifica que el negocio sea permitido y cuente con el uso de suelo que requieres. Esta investigación previa puede ahorrarte dinero y tiempo. 

Licencias y permisos para abrir un negocio por estado

Aquí podrás conocer las licencias y permisos que necesitas en algunos de los estados más populares. Toma en cuenta que los requisitos pueden variar mucho de ciudad a ciudad (dentro de un mismo estado). Incluso, si tienes locaciones diferentes en varias ciudades, tendrás que seguir las indicaciones de cada ciudad, y no solo en la que hayas abierto tu primer negocio.

Cómo sacar una licencia de negocio en California

Necesitarás obtener una licencia general (algunas ciudades la llaman "Business Tax Certificate"). También necesitarás un "Seller’s Permit" si vendes o rentas mercancía. Encuentra aquí las profesiones que además necesitarán licencias específicas: CalGold Business Permit Assistance

Licencias y permisos para abrir un negocio en Florida

El estado de Florida no requiere que saques una licencia general, pero es posible que tu ciudad sí. Si vendes productos o ciertos servicios necesitarás un "Sales Tax Permit". Además, dependiendo de tu profesión o el giro de negocio, necesitarás ciertas licencias. Puedes encontrar más información en la Division of Information Services.

Cómo sacar una licencia de negocio en Nueva York

Por requisito del estado, no necesitarás una licencia general, pero es posible que tu ciudad sí la requiera. Dependiendo de tu industria habrá requisitos extras que debas seguir. Encuentra aquí las 38 profesiones que requieren licencias: Licensing Services.

Licencias y permisos para abrir un negocio en Texas

Afortunadamente, Texas no te pedirá que obtengas una licencia general. Pero sí tendrás que registrarte en la oficina del secretario del condado o en la Secretaría de Estado. Sin embargo, sí es posible que necesites otras licencias y permisos, dependiendo de tu industria. Encuentra aquí todos los documentos que necesitas y cómo conseguirlos: Texas Business Licenses and Permits.

¿Cuánto tiempo tarda la gestión de una licencia comercial?

Obtener una licencia comercial es un proceso administrativo que puede llevar desde un par de días hasta algunos meses, dependiendo del tipo de empresa que lo requiera y la localidad en la que la requieras.  En el caso de las industrias que están supervisadas por el gobierno federal, como la agricultura, tabaco, armas de fuego, minería o transportes, el tiempo de aprobación se puede extender por el proceso administrativo necesario.  #CaminoTip  Recurre a las alternativas en línea para procesar la solicitud y ahorrar tiempo valioso.  Ten en cuenta que gestionar una licencia comercial dependerá del tamaño de tu ciudad y la cantidad de negocios que existan.  Así mismo, la normatividad y regulaciones de cada estado cambian de acuerdo a sus propias reglas. La reglamentación no será la misma para una tienda minorista en una zona suburbana como Sausalito, que para un bar en el centro de Los Ángeles. 

Documento adicional que necesitas para lograr éxito empresarial

Asegurarse de tener todas las licencias y permisos para abrir un negocio es crucial para tener un negocio en Estados Unidos. Adicional, tener conocimiento sobre cómo obtener una licencia es de gran importancia para los empresarios. Un negocio exitoso te permitirá generar más ganancias y aumentar el patrimonio que construyes para tu familia.